先日、当事務所のメインパソコンが、突然アクセス不能になりました。単なるフリーズならいいのですが、ハードディスクが読み取り不能になることも、よくあるようです。パソコンの中にあるプログラムはいくらでも再生できますが、自作のデータは消えたら終わりです。
ある日突然パソコンが壊れて中身が取り出せなくなっても、焦らないで対処できるような備えをしておく必要があります。パソコンがなければ仕事にならない時代ですので、必要なリスク管理としてデータの「バックアップ」をしておきましょう。


バックアップすべきデータファイル

バックアップの対象は、無くなると困るデータ、再設定に必要な情報などが該当します。
「自作したデータファイル」･･･これだけは絶対にバックアップを取ってください。ワードやエクセル、業務ソフトのデータや顧客名簿などは自社にしかないものです。マイドキュメントや任意のフォルダにデータを集中管理して、そのフォルダをそのままバックアップします。内容更新の都度、バックアップを取るのが理想ですが、最低、週に１回は取るようにしてください。

「パスワード」･･･紙に残すのはセキュリティ上ＮＧといいますが、当事務所では、紙に印刷して残すようにしています。実際問題、覚え切れませんし忘れてしまったら復旧作業が遅れることになります。
「各種ソフトやインターネットの設定情報」･･･これらについては、消えてしまっても手間さえかければ直せますが、復旧作業が大変ですのでバックアップを取っておきましょう。
その他「メールファイル全体」「アカウント情報」「アドレス帳」など必要だと思うファイルは、すべてバックアップしてください。


バックアップの方法

お奨めのバックアップ法は、バックアップツールで設定情報を全部バックアップし、記録メディアやＬＡＮなどを使って二重に保存する方法です。

バックアップツールとは、最近では、パソコンに標準装備されているソフトです。「バックアップ」と「復元」という機能があり、必要なデータを圧縮して一つのファイルにして保存されます。基本的には、画面の指示に従えば簡単に操作できます。

記録メディアは、ＦＤ、ＭＯ、ＵＳＢメモリなどがありますが、外付ハードディスクやＣＤが主流です。
外付ハードディスクは、データフォルダを外付のハードディスクに保存する方法です。CD-Rなどに比べドラッグ＆ドロップが使えるなど操作性が優れています。

CD-R／CD-RWは、バックアップの本命です。ただデータの書き込みに制約が多いので操作性はやや劣ります。ソフトの操作方法を覚える必要もあります。そこで「DirectCD」というソフトを使うとＦＤのようにドラッグ＆ドロップが使えるので、操作性は抜群に良くなります。

ＬＡＮは、複数のパソコンを繋ぐ方法です。データファイルを共有させ、両方のパソコンに保存させます。ただ、落雷時に同時に破損する恐れがあるため外部での保存が安全です。